Справочники — клиенты, техника, работы и запчасти

Какие справочники есть

Вкладка «Справочники»:

• Клиенты — заказчики, их ответственные лица и обособленные подразделения;
• Техника — единицы техники клиентов: марка, модель, номера, наработка;
• Виды работ — наименования работ и цены;
• Запчасти и материалы — с артикулами и ценами.

В каждом справочнике — поиск, сортировка по алфавиту или по дате и кнопки импорта и выгрузки. Записи можно добавлять и прямо из документа — кнопкой «Создать в справочнике». Работы и запчасти из сметы попадают в справочник сами, с последней ценой, когда формируется PDF.

Справочники общие для компании: что добавил один механик, после синхронизации появится у всех.

Клиент и проверка ИНН

В карточке клиента — ИНН и кнопка «Проверить по реестру». DefAct найдёт компанию в ЕГРЮЛ/ЕГРИП и покажет её состояние: действует, ликвидируется, прекратила деятельность. Кнопки «Подставить наименование и адрес» заполнят карточку из реестра.

Если компания по реестру не действует, приложение предупредит: прежде чем оформлять документы, уточните реквизиты у заказчика. Проверка работает при связи и после входа в учётную запись компании.

Ещё в карточке клиента:

• ответственные — ФИО, должность, телефон (можно взять из контактов телефона) и почта. По почте ответственный получит приглашение в кабинет заказчика и будет согласовывать ваши документы;
• обособленные подразделения — со своими адресами, ответственными и техникой, а ИНН — головной организации;
• собственная компания — отметьте, если это ваша же организация: работы на неё считаются внутренними.

Excel

«Настройки» → «Импорт / Экспорт»:

• Скачать шаблоны — таблицы с заголовками и примерами;
• Импорт данных — выберите файл .xlsx или .csv, посмотрите предпросмотр и решите, что делать с дублями: пропускать, обновлять существующие или создавать новые; затем «Подтвердить импорт»;
• Экспорт данных — клиенты, техника, типовые дефекты, список документов, отчёт по дефектам — файлом .xlsx;
• Журнал импорта — что загружено и отчёты об ошибках.

То же самое для всей компании удобнее делать в кабинете на сайте — «Справочники в Excel».