Три точки согласования
- Приёмка — акт осмотра: в каком состоянии машину приняли в ремонт.
- До начала работ — заказ-наряд: что делаем и сколько это стоит.
- После ремонта — акт выполненных работ: что сделано и принято.
Пропуск любой из них — это место, где потом возникает «мы так не договаривались».
Что показать заказчику
Заказчик не видел разобранный узел. Чтобы он согласился с суммой, ему нужно увидеть то же, что видел механик:
- фотографии дефектов — крупно, с понятной подписью;
- дефектную ведомость — что сломано и что с этим делать;
- расчёт — работы в нормо-часах отдельно от запчастей, чтобы было видно, за что он платит.
Одна сумма «ремонт — 40 000 ₽» почти всегда вызывает торг. Та же сумма, разложенная на операции и детали с фотографиями, — обычно нет.
Как зафиксировать согласие
Подпись на наряде, ответ письмом, подтверждение в системе по ссылке — годится любой способ, по которому потом видно, кто, когда и с какой суммой согласился. Устное «делайте» по телефону — самый слабый вариант: через месяц его не помнит никто.
Если сумма выросла
При разборке часто находится ещё что-то. Правило простое: сначала согласовать, потом делать. Покажите заказчику новый дефект с фото, пересчитайте наряд и дождитесь ответа. Работа, сделанная «заодно» без согласия, — главный источник неоплаченных счетов.
Если заказчик молчит
Зафиксируйте, когда и что вы отправили, и напомните. Машина, простаивающая в ожидании ответа, — тоже предмет разговора, и его лучше обсудить заранее: например, прописать в договоре срок ответа на согласование.
Как это устроено в DefAct
Документ уходит заказчику ссылкой: он открывает ведомость или наряд с фотографиями, согласует или возвращает с замечанием — без регистрации. Ответ, дата и время сохраняются в истории документа, и вопрос «согласовывали ли» решается одним взглядом.