Почему актов два
Гражданский кодекс требует вернуть арендованное имущество «в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором» (ст. 622 ГК РФ). Чтобы сравнить «получил» и «вернул», нужны два документа: акт осмотра при выдаче и акт осмотра при возврате. Один акт на возврате ничего не доказывает — не с чем сравнить.
Что фиксировать
- Идентификация машины: модель, заводской номер, госномер или инвентарный, наработка в моточасах. Наработку — обязательно: она покажет, сколько машина отработала.
- Узлы по порядку: двигатель, гидравлика, ходовая, рабочее оборудование, кабина и остекление, электрика. Против каждого — состояние, и исправное тоже: пустая строка читается как «не проверяли».
- Комплектность: ковши и навесное, инструмент, документы, ключи.
- Уровни и утечки: масло, охлаждающая жидкость, топливо, следы подтёков.
Фотографии
Описание без фото в споре весит мало. Снимайте машину с четырёх сторон, каждое замечание — отдельно и крупно, шильдик с заводским номером и приборную панель с наработкой. Номера снимков проставьте в строках акта, чтобы фото нельзя было оторвать от записи.
Износ или повреждение
Нормальный износ — то, что происходит с машиной при обычной работе: стёртые зубья ковша, износ ходовой в пределах нормы производителя, мелкие потёртости краски. Повреждение — то, что при обычной работе не возникает: трещины, деформация, разбитое остекление, следы удара. Удобно заранее договориться о границе в договоре — например, описать, какой износ считается нормальным.
Если арендатор не подписывает
Запишите в акте, что представитель от подписи отказался, укажите дату и время, приложите фотографии и отправьте акт арендатору письмом. Молчаливое «потом подпишем» через неделю превращается в спор, где у вас есть только слова.
Как упростить
Бланк акта осмотра можно скачать бесплатно. В DefAct акт заполняется на телефоне прямо у машины — даже без связи, фотографии встают в документ, арендатор расписывается на экране, а PDF уходит ему в тот же день.