Правила хранения и удаления данных
Версия: 1.0
Дата вступления в силу: {{ДАТА}}
Дата последнего изменения: {{ДАТА}}
Постоянный адрес: /legal/retention
1. Назначение документа
1.1. Настоящие Правила определяют сроки хранения данных в сервисе DefAct, порядок их удаления и границы, в которых удаление может быть обеспечено.
1.2. Документ является приложением к Условиям обработки данных клиента (DPA) и раскрывает раздел 17 DPA.
1.3. В части персональных данных Правила применяются совместно с Политикой в отношении обработки персональных данных.
1.4. Оператор: Индивидуальный предприниматель Беляев Иван Васильевич, ОГРНИП {{ОГРНИП}}, ИНН {{ИНН}}, адрес: {{АДРЕС}}, e-mail: info@defact.pro.
2. Общий принцип
2.1. Данные хранятся не дольше, чем требуется для целей обработки, исполнения договора и соблюдения требований законодательства.
2.2. Для данных, которые Клиент вносит в Сервис самостоятельно, срок хранения определяет Клиент. Оператор обеспечивает техническую возможность удаления и исполняет указания Клиента.
2.3. Сроки, указанные ниже, применяются, если законом или договором не установлен иной срок.
3. Сроки хранения по категориям
| Категория | Срок хранения |
|---|---|
| Документы, дефекты, фотографии, подписи | До удаления пользователем либо до наступления иного законного основания |
| Справочники: клиенты, сотрудники, техника, объекты ремонта | До удаления пользователем |
| Учётные записи и данные компании | В течение действия учётной записи |
| События по документам (согласование, отклонение) | В течение срока хранения соответствующего документа |
| Записи о принятии правовых документов | Не удаляются — см. раздел 6 |
| Журнал обращений к веб-серверу | Не более 30 суток |
| Резервные копии | По циклу раздела 7 |
4. Удаление по инициативе пользователя
4.1. Удаление документа выполняется в два этапа. Сначала документ помечается удалённым — эта отметка распространяется между устройствами и компонентами системы, чтобы удаление не «откатывалось» при следующей синхронизации с устройства, где документ ещё был.
4.2. Затем помеченные данные очищаются по установленному регламенту.
4.3. Двухэтапность — не отсрочка ради удобства Оператора, а условие корректности: сервис работает офлайн, и одномоментное удаление во всех копиях технически невозможно.
4.4. Данные, находящиеся на устройстве пользователя, удаляются на устройстве. При смене пользователя на устройстве синхронизированные рабочие данные предыдущего пользователя с устройства удаляются.
5. Удаление по требованию Клиента или субъекта данных
5.1. Требования об удалении, ограничении обработки или отзыве согласия принимаются по адресу info@defact.pro.
5.2. Срок рассмотрения определяется законодательством и разделами 15–16 DPA.
5.3. По прекращении договора данные Клиента удаляются или возвращаются в порядке раздела 17 DPA.
5.4. Оператор не удаляет данные, хранение которых предписано законом, до истечения установленного срока.
6. Данные, которые не удаляются
6.1. Записи о принятии правовых документов — согласия на обработку персональных данных, принятия Пользовательского соглашения — сохраняются как доказательство и не удаляются вместе с учётной записью.
6.2. Такая запись содержит: адрес электронной почты, идентификатор учётной записи, наименование и редакцию принятого документа, совершённое действие, дату и время, сетевой адрес и сведения о программе-браузере.
6.3. Основание: обязанность оператора персональных данных подтвердить факт получения согласия, в том числе за период, когда действовала предшествующая редакция документа. Отзыв согласия фиксируется в той же записи и не уничтожает её.
6.4. Сведения, необходимые для исполнения обязанностей бухгалтерского и налогового учёта, хранятся в сроки, установленные законодательством.
7. Резервные копии
7.1. Ежесуточно создаётся локальная резервная копия. Хранятся пять последних.
7.2. Ежесуточно создаётся внешняя зашифрованная резервная копия. Глубина хранения: 7 суточных, 5 недельных и 12 месячных.
7.3. Из этого следует прямое и важное для Клиента ограничение: полное исчезновение данных из всех резервных копий может занимать до 12 месяцев. Оператор не обещает мгновенного уничтожения данных из копий.
7.4. Восстановление из резервной копии выполняется только для восстановления работоспособности Сервиса, а не для возврата отдельных удалённых записей по запросу.
7.5. Резервные копии шифруются до передачи во внешнее хранилище; хранилище не располагает ключом шифрования.
7.6. Еженедельно выполняется автоматическая проверка того, что резервная копия восстанавливается.
8. Журналы
8.1. Журнал обращений к веб-серверу содержит сетевой адрес обратившегося и хранится не более 30 суток, после чего перезаписывается.
8.2. Журналы событий по документам хранятся вместе с документом и удаляются вместе с ним.
8.3. Журналы работы приложения (диагностические сообщения) не предназначены для длительного хранения и ротируются средствами системы.
9. Изменение Правил
9.1. Оператор вправе изменять настоящие Правила при изменении архитектуры Сервиса, состава данных, сроков хранения или требований законодательства.
9.2. Актуальная редакция публикуется по адресу /legal/retention.
10. История изменений
| Версия | Дата | Изменения |
|---|---|---|
| 1.0 | {{ДАТА}} | Первичная редакция |